Hướng dẫn xây dựng báo cáo nội bộ chấm công chuẩn xác nhất: Nghiệp vụ báo cáo chấm công là công việc không thể thiếu đối với bộ phận nhân sự hàng tháng. Liệu bản báo cáo hiện tại của doanh nghiệp bạn đã hoàn chỉnh và khoa học chưa? Cùng MISA AMIS phân tích để hiểu rõ hơn loại chứng từ này và tham khảo các mẫu báo cáo nội bộ chấm công mới nhất trong bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Báo cáo nội bộ chấm công là gì?
Báo cáo nội bộ chấm công là bảng dữ liệu mà bộ phận lãnh đạo hoặc HR sử dụng để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong một giai đoạn nhất định. Thông thường, các doanh nghiệp Việt Nam sẽ lập báo cáo theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Ngoài ra, báo cáo chấm công cũng có thể được sử dụng để kiểm soát tiến độ của nhiệm vụ, chương trình hay dự án cụ thể.
Xem thêm: Báo cáo nội bộ chấm công
>> Xem thêm: Top 36 nghiệp vụ cần biết để quy trình chấm công hiệu quả
Những nội dung cần có trong báo cáo nội bộ chấm công
Thông tin nhân sự
Thông tin nhân sự là yếu tố thiết yếu trong mọi báo cáo của doanh nghiệp nói chung. Đối với báo cáo nội bộ chấm công, thông tin này không cần quá chi tiết, thường chỉ dừng lại ở họ tên và chức vụ. Đôi khi có thể bổ sung thêm mã nhân viên.
Ngày/giờ chấm công
Tùy vào hình thức chấm công của doanh nghiệp mà hình thức trình bày của mục này sẽ được điều chỉnh phù hợp.
Đối với doanh nghiệp chấm công theo tháng, cột này sẽ bao gồm từ 28-31 cột nhỏ ứng với số ngày trong một tháng.
Đối với doanh nghiệp chấm công theo ngày, cột này sẽ được chia thành 4 cột nhỏ lần lượt là Giờ ra; giờ vào; vào trễ; ra sớm.
>> Xem thêm: Mẫu bảng chấm công theo ca
Ngày nghỉ
Hạng mục này dành cho doanh nghiệp báo cáo chấm công theo tuần hoặc theo tháng. Mục ngày nghỉ thường được chia thành 3 phân mục nhỏ: nghỉ không lương, nghỉ lễ và nghỉ phép.
Cộng giờ làm thêm
Nhiều doanh nghiệp thường tách riêng giờ làm thêm sang một báo cáo khác. Tuy nhiên, cũng có nhiều tổ chức gộp chung hạng mục này vào báo cáo nội bộ chấm công. Phần này sẽ thường được chia thành các cột nhỏ như ngày thứ bảy/Chủ nhật; ngày lễ Tết; làm đêm tương ứng với các hình thức làm thêm giờ của nhân viên.
Tổng công
Đây là cột cuối cùng của một báo cáo nội bộ chấm công hoàn chỉnh. Về vị trí, cột này có thể đứng trước hoặc sau cột Ngày nghỉ. Thông tin trong cột này được ghi bởi quản lý nhân sự, người sẽ tính toán và chốt thời gian lao động thực tế của nhân viên.
>> Xem thêm: Mẫu quy định về chấm công mới nhất cho doanh nghiệp
5 hình thức báo cáo nội bộ chấm công phổ biến nhất
Chấm công bằng thẻ giấy
Hình thức chấm công bằng thẻ giấy sẽ lưu các dữ liệu cần thiết qua 2 công cụ chính: máy chấm công và thẻ giấy. Với mỗi lần chấm công, nhân sự cần đưa thẻ giấy được cấp vào máy. Máy sẽ tự động tích hoặc in ngày, giờ cụ thể lên thẻ. Mỗi thẻ này đều đã chia sẵn cột để ghi thông tin giờ vào, ra ứng với các ca làm việc: sáng, chiều, làm thêm giờ.
Thông thường một thẻ chấm công bằng giấy sẽ đủ diện tích cho cả 31 ngày. Vì vậy, mỗi tháng nhân viên chỉ cần sử dụng 1 thẻ duy nhất.
Ưu điểm
Hình thức báo cáo nội bộ chấm công bằng thẻ giấy nhìn chung khá đơn giản, vì vậy mang tới khá nhiều thuận lợi cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Cụ thể:
- Tiết kiệm thời gian: Không cần kết nối máy tính, không cần tổng hợp dữ liệu, không tốn thời gian lấy vân tay, làm thẻ từ,…; trong khi đó, tốc độ in nhanh nên hiệu suất chấm công cũng cao;
- Tiết kiệm chi phí: so với các hình thức hiện đại hơn như thẻ từ hay khuôn mặt thì đầu tư cho chấm công bằng thẻ giấy tốn rất ít chi phí;
- Dễ dàng lắp đặt: doanh nghiệp có thể tùy ý di chuyển máy chấm công tới vị trí mong muốn mà không cần lắp đặt cồng kềnh;
- Tiện lợi khi sử dụng: nhiều dòng máy chấm công thẻ giấy còn có chức năng tích hợp chuông báo giờ làm việc, giờ tan ca; đồng thời cho phép in thông tin bằng nhiều màu mực khác nhau.
Nhược điểm
Tham khảo thêm: Cách chơi đội hình Đấu Sĩ DTCL Mùa 7 chi tiết và đầy đủ nhất
Nghe có vẻ dễ sử dụng và thuận tiện nhưng thẻ giấy cũng không tránh khỏi những nhược điểm nhất định.
Trước hết, vì phải dùng cho cả tháng và được làm bằng chất liệu giấy nên nhân viên luôn cần chú trọng trong khâu giữ gìn và bảo quản thẻ.
Thêm vào đó, sự tương đồng về các thẻ giấy với nhau cũng khiến nhân viên dễ gian lận hoặc chấm công hộ nhau. Để đảm bảo tính khách quan thì công ty sẽ phải cử thêm một nhân sự giám sát quá trình chấm công này.
Ngoài ra, vì máy móc thiết bị còn thô sơ nên quá trình tổng hợp dữ liệu đòi hỏi phải làm thủ công. Điều này không những tốn thời gian và công sức cho HR mà nhiều trường hợp còn có thể xảy ra sai sót.
Chấm công bằng thẻ từ
Thẻ từ là phương pháp báo cáo nội bộ chấm công khá phổ biến với doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Hình thức này đòi hỏi công ty phải trang bị máy chấm công thẻ từ và thẻ từ riêng cho từng nhân sự. Mỗi thẻ này sẽ bao gồm mã số và các thông tin cá nhân của người lao động. Mỗi lần chấm công, người lao động chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ và thông tin chấm công sẽ được máy lưu lại.
Ưu điểm
Về cơ bản thì hình thức này cũng khá tương đồng với hình thức thẻ giấy, do đó thời gian chấm công thường khá nhanh. Với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn thì hình thức này khá khả thi vì không những tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả chấm công.
Điểm ưu việt của thẻ từ so với thẻ giấy đó là dễ dàng bảo quản hơn. Đồng thời, một thẻ từ có thể sử dụng được khá lâu, không nhất thiết mỗi tháng một thẻ như thẻ giấy.
Một điểm mạnh nữa của thẻ từ đó là chúng có khả năng tích hợp với các phần mềm chấm công. Do đó, việc xử lý và tổng hợp thông tin sẽ trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn nhiều. Đồng thời tiết kiệm cả thời gian và công sức cho bộ phận HR.
Ngoài ra, các loại thẻ từ chấm công hiện nay cũng có thể tích hợp thêm các chức năng như kiểm soát cửa ra vào, chấm công khuôn mặt, chấm công vân tay,… và được trang bị nguồn dự trữ phòng trường hợp mất điện.
Nhược điểm
Với những tính năng hiện đại trên, việc áp dụng hình thức báo cáo nội bộ chấm công thẻ từ chắc hẳn phát sinh thêm nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Chi phí in thẻ từ thường đắt hơn nhiều so với thẻ giấy. Trong khi đó, nhân viên dùng thẻ từ vẫn có thể chấm công hộ nếu không có cán bộ giám sát.
Chấm công bằng vân tay
Chấm công bằng vân tay cũng là hình thức được khá nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Các máy chấm công vân tay ứng dụng công nghệ xử lý hình ảnh kết hợp với sinh trắc vân tay để có thể xác định được chính xác danh tính từng nhân viên chỉ với 1 dấu vân tay.
Ưu điểm
Lợi thế của hình thức này so với hai hình thức trên là hạn chế hoàn toàn tình trạng gian lận hoặc chấm công hộ. Bởi vân tay mỗi người đều khác nhau.
Với kỹ thuật hiện đại, máy chấm công vân tay đem lại độ chính xác khá cao. Trong khi đó, các thao tác chấm công cũng khá chuyên nghiệp và nhanh chóng.
Đặc biệt, các máy này cho phép bộ phận HR trích xuất tự động các dữ liệu liên quan tới tăng ca, ngày nghỉ hay thời gian ra vào,… Các lãnh đạo và quản lý hoàn toàn có thể kiểm soát thông tin nhân sự một cách dễ dàng.
Ngoài ra, so với hai hình thức trên thì hình thức này không phát sinh thêm chi phí in ấn thẻ cho mọi nhân viên.
Nhược điểm
Tham khảo thêm: Thi Nấu Ăn Nên Nấu Món Gì Hấp Dẫn Ngon Khó Cưỡng?
Do bàn tay thuộc cơ thể sống nên chúng hoàn toàn có thể chịu tác động từ môi trường. Nếu tay ướt do mồ hôi, quá lạnh hay bị thương tích thì việc chấm công vô tình sẽ trở nên khó khăn. Đặc biệt với các bộ phận sản xuất thường xuyên tiếp xúc với hóa chất hoặc kim loại, vân tay có thể bị hao mòn và vì thế rất khó lấy vân tay để chấm công.
Chấm công bằng khuôn mặt
Báo cáo nội bộ chấm công bằng khuôn mặt là hình thức khá hiện tại và chuyên nghiệp. Các máy chấm công khi đó sẽ được thiết kế để nhận dạng, so sánh và định danh nhân viên tự động với cơ sở dữ liệu có sẵn.
Ưu điểm
Có thể nói, chấm công bằng khuôn mặt khắc phục phần lớn các khuyết điểm của các hình thức trước. Các tình huống như quên thẻ, vân tay biến dạng,… sẽ không còn là lo ngại với phương pháp chấm công này.
Ngoài ra, với độ chính xác cao nên chấm công bằng khuôn mặt loại bỏ mọi tình trạng gian lận. Đặc biệt, máy chấm công khuôn mặt có khả năng đồng bộ dữ liệu với máy tính, USB,… nên việc xử lý dữ liệu khá dễ dàng và tiện lợi.
Nhược điểm
Một thiết bị công nghệ hiện đại như máy chấm công khuôn mặt đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí đầu tư ban đầu khá lớn. Ngoài ra, trong quá trình hoạt động, các thiết bị này cũng có tốc độ xử lý chậm hơn các dòng máy trên. Bởi chúng cần phân tích và xử lý dữ liệu khá kỹ.
Xu hướng sử dụng phần mềm chấm công tự động trong doanh nghiệp
Phần mềm chấm công là một giải pháp khá hữu hiệu trong kỷ nguyên số 4.0, đặc biệt trong bối cảnh Đại dịch COVID, khi nhân sự phải làm việc online. Chỉ với một phần mềm quản lý duy nhất, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát và theo dõi lịch trình làm việc của nhân viên.
Ưu điểm
Việc báo cáo nội bộ chấm công mang lại ưu việt cực lớn cho quản lý nhân sự. Các HR không cần phải tốn quá nhiều thời gian và công sức mà vẫn có thể theo dõi nhân viên hiệu quả.
Đặc biệt hơn cả, các phần mềm này có tính linh hoạt cao. Tùy thuộc vào đặc tính của từng doanh nghiệp và có thể điều chỉnh các chức năng của phần mềm sao cho phù hợp.
Với xu thế phát triển công nghệ số, các phần mềm chấm công tạo nên một hệ thống nhân sự với tác phong hiện đại, chuyên nghiệp, góp phần định vị doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Top 10 phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay
Nhược điểm
Vì hoạt động online nên các phần mềm này đòi hỏi nhân viên phải có kết nối mạng. Ngoài ra, một số phần mềm về giao diện hoặc thao tác còn phức tạp đôi khi gây khó khăn cho các nhân sự lớn tuổi.
Hiểu rõ được những điều này, AMIS Chấm công ra đời như một giải pháp tối ưu không chỉ cho bộ phận HR mà còn cho cả chính người lao động. Với giao diện thân thiện, phần mềm đóng vai trò như một người trợ lý ảo cho mỗi nhân sự, hỗ trợ chủ động hàng loạt các tác vụ khác như: tra cứu ca làm việc, bảng thông tin cá nhân; số hóa thủ tục nghỉ phép, ngày phép;…
Về phía quản lý, AMIS Chấm công giải phóng tới 50% thời gian thông qua việc tích hợp mọi nghiệp vụ chấm công (chấm công, tổng hợp công, xác nhận bảng công,… ) dưới cùng hệ thống. Đặc biệt, phần mềm có hệ thống cảnh báo thông minh giúp thông tin tới quản lý ngay khi phát hiện vấn đề bất thường.
Đăng ký trải nghiệm AMIS Chấm công hoàn toàn miễn phí
261
Tham khảo thêm: Adobe acrobat reader là gì? Có nên sử dụng trong công việc?
